Ein umfassender Leitfaden für inklusive Meetings
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Wie Sie bessere und inklusive (Online-)Meetings durchführen und das Beste aus Ihrem vielfältigen Team machen können - inklusive gratis Checkliste mit meinen besten Tipps.
Im Jahr 2020 sind virtuelle Meetings an vielen Arbeitsplätzen zum Standard geworden. Für einige Unternehmen und Organisationen war es eine große Änderung zur ihrer gewohnten Arbeitsweise, für andere ist es lediglich die Fortsetzung eines Trends, der sich bereits seit mehreren Jahren entwickelt hat.
Egal, in welcher Gruppe Sie sich wiederfinden, wahrscheinlich haben Sie bemerkt, dass physische Meetings nicht 1:1 in die Online-Welt übertragbar sind. Nicht, dass Missverständnisse und Ineffizienzen nicht auch bei anderen Formen von Meetings auftreten können, aber grundsätzlich könnte man sagen: Je weniger man sich persönlich sieht, desto weniger kann man sich auf all die nonverbalen Hinweise verlassen, die uns sonst viel über unsere Beziehungen und Stimmungen verraten. Daher sollten Sie umso mehr Zeit und Aufwand in die Vorbereitung eines Online-Meetings investieren, um die Kommunikation möglichst klar und transparent zu gestalten (was natürlich bei allen Arten von Meetings der Fall sein sollte).
Abgesehen von allgemeinen Tipps für die Durchführung von effektiven und erfolgreichen virtuellen Meetings, möchte ich besonders darauf eingehen, wie man diese so inklusiv wie möglich gestalten kann.
Die Berücksichtigung unterschiedlicher Hintergründe, Lebenssituationen, Persönlichkeitstypen und möglicher Vorurteile ist der Schlüssel, um alle Perspektiven an die Oberfläche zu bringen. Und genau das ist es, was den Mehrwert von (vielfältigen) Teams ausmacht.
Darüber hinaus ist nach wie vor eine der wichtigsten Voraussetzungen, damit Menschen sich bei der Arbeit geschätzt und respektiert fühlen, dass sie den Eindruck haben, dass ihre Meinung zählt und ihre Stimme gehört wird.
Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Team liegt darin, es zu einem inklusiven zu machen.
Es liegt in der Natur von Meetings, dass einige Kollegen oder Kolleginnen in den Hintergrund treten, während andere die Gesprächsführung übernehmen und die Mehrheit der Entscheidungen treffen. Das kann nicht nur zur Folge haben, dass sich einige Teammitglieder ungehört und weniger wertgeschätzt fühlen, sondern auch, dass gute Ideen und unterschiedliche Standpunkte, die der Organisation zugute kommen könnten, verloren gehen. Es ist für alle Beteiligten von Vorteil, wenn jede und jeder Einzelne das Wort ergreifen und gehört werden kann.
Das gilt natürlich für jedes Team, aber Untersuchungen zeigen, dass sich bestimmte Personen oder Gruppen weniger wohl dabei fühlen, sich zu Wort zu melden, öfter unterbrochen oder überhört werden.
Führungskräften bietet sich derzeit die Möglichkeit, wahres Einfühlungsvermögen zu zeigen und sicherzustellen, dass sich jedes einzelne Teammitglied trotz der individuellen Herausforderungen und Umstände einbezogen und unterstützt fühlt.
Zu wahrscheinlich jeder Zeit stehen verschiedene Teammitglieder vor unterschiedlichen Herausforderungen. Aber die diesjährige Covid-19-Situation verschärft diese noch zusätzlich.
Einige Kollegen oder Kolleginnen müssen die Betreuung von Kleinkindern mit ihren Arbeitsaufgaben vereinbaren, während andere sich um ältere oder kranke Familienmitglieder kümmern. Bei manchen hat sich der körperlicher und/oder mentaler Gesundheitszustand verschlechtert, während andere unter finanziellen Rückschlägen aufgrund des Einkommensverlustes des Partners oder der Partnerin leiden. Einige erleben all dies auf einmal.
Es gibt einige konkrete Dinge, die Sie (als Führungskraft und/oder Teammitglied) tun können, um inklusive Meetings zu schaffen.
Alle Tipps und Hinweise befinden sich in der Checkliste am Ende dieses Artikels. Vorab möchte ich einige Hintergrundinformationen und eine erläuternde Zusammenfassung geben.
Nicht jeder Tipp mag für jede Situation sinnvoll erscheinen; die Anwendbarkeit hängt vom Zweck oder auch von der Größe des Meetings ab. Die meisten Hinweise gelten auch für physische oder hybride Meetings (bei letzteren nehmen einige TeilnehmerInnen online teil, während andere sich im gleichen Raum befinden).
Meine besten Tipps für inklusive Meetings
Gratis PDF Download am Ende dieses Artikels.
Die Rahmenbedingungen (wann, wo, wer, was, wie)
Für den Fall, dass nicht alle in der gleichen Zeitzone leben, versuchen Sie dies in der Wahl des Zeitpunkts entsprechend zu beachten. Dazu gehört auch die Berücksichtigung von wichtigen religiösen oder nationalen Feiertagen.
Ein ähnliches Thema, das meines Erachtens oft vernachlässigt wird (auch mir ist das schon passiert), ist die Berücksichtigung von Teilzeitkräften. Bevor Sie also das quartalsweise stattfindende Abteilungstreffen um 16 Uhr ansetzen, überlegen Sie, ob dieser Zeitpunkt manche Mitarbeitenden ausschließen könnten.
Überprüfen Sie die Teilnehmerliste: fehlen Personen, die Standpunkte vertreten, die sich von Ihrer Meinung oder anderen unterscheiden? Sie sollten möglichst viele Perspektiven zusammenbringen, sollten dabei aber bedenken, dass je größer die Gruppe ist, desto schwieriger wird es für alle, einen Beitrag zu leisten.
Wie können Sie Kolleginnen und Kollegen einbeziehen, die nicht am Meeting teilnehmen können? Vielleicht durch das Einsammeln von Kommentaren oder durch ein separates Treffen vorab?
Erwähnen Sie in der Beschreibung, dass alle eingeladen sind, sich zu Wort zu melden oder zuzuhören, um die richtigen Erwartungen zu setzen. Legen Sie die Tagesordnung im Voraus fest, um dem Team die Möglichkeit zu geben, sich vorzubereiten. Fragen Sie sich:
Ist das Ziel des Meetings allen klar?
Welche Informationen können vorher zu Verfügung gestellt werden?
Sollen die Teilnehmenden etwas vorbereiten?
Kennen sich alle mit der verwendeten Technik aus? Erwägen Sie eine Vorbesprechung, um die Tools, die Sie verwenden möchten, zu erklären und allen die Möglichkeit zu geben, sich damit vertraut zu machen.
Planen Sie Zeit für jeden Tagesordnungspunkt ein. Denken Sie daran, dass virtuelle Besprechungen nicht so lang dauern sollten wie physische Meetings. Wechseln Sie passive und aktive Abschnitten ab, planen Sie bei längeren Meetings Pausen ein.
Entscheiden Sie, ob es hilfreich wäre, einen Moderator oder eine Moderatorin zu benennen, um sowohl inhaltliche als auch den soziale Aspekte im Auge zu behalten.
Zu Beginn des Meetings
Je nachdem, ob Sie bereits welche diskutiert haben (dann zur Erinnerung) oder ob Sie sie jetzt als Gruppe beschließen: Legen Sie Regeln fest. Hier sind einige Vorschläge:
Kamera an oder aus? In größeren Besprechungen kann es eine Erleichterung sein, die Kamera ausgeschaltet zu lassen. In kleineren Runden hilft es, sich zu sehen und sich damit verbundener zu fühlen sowie Reaktionen besser wahrzunehmen.
Falls nicht alle die gleiche Sprache sprechen, sollten Sie sich auf eine Sprache einigen, mit der sich alle wohl fühlen. Eine Live-Übersetzung über Untertitel und die Gebärdensprachfunktion erleichtern es Fremdsprachlern oder Gehörlosen, dem Meeting zu folgen.
Besprechen Sie, wie Sie mit Unterbrechungen umgehen wollen, und ermutigen Sie alle, ebenfalls darauf zu achten. Sie können Unterbrechungen unterbinden, indem Sie zum Beispiel Folgendes sagen "Augenblick, ich möchte verstehen, was xxx denkt". (Als Führungskraft: Versetzen Sie Personen, die für häufiges Unterbrechen bekannt sind, in den Zuhörmodus, indem Sie sie Notizen machen lassen - das funktioniert auch im virtuellen Setting).
Gleichzeitig sollten Sie auch auf die Redezeit aller achten. Hier kommen ModeratorInnen und ZeitnehmerInnen ins Spiel.
Begrüßen Sie alle Teilnehmenden namentlich (bzw. abhängig von der Gruppengröße) und sorgen Sie dafür, dass sich alle willkommen fühlen. Lernen Sie, alle Namen korrekt auszusprechen. Sind Sie unsicher, wie ein Name richtig lautet, ist es wahrscheinlicher, dass Sie mit dieser Person nicht interagieren. Und das ist das Gegenteil von Inklusion.
An dieser Stelle ein Hinweis auf das Thema Pronomen: Im Deutschen gibt es im Gegensatz zu anderen Sprachen, wie beispielsweise dem schwedischen “hen”, noch kein (einheitlich verwendetes) Pronomen für Menschen, die sich weder dem weiblichen noch dem männlichen Geschlecht zuordnen können oder wollen. Im Englischen hat sich “they” als Singularpronomen für non-binäre Menschen durchgesetzt. Die Abfrage vom bevorzugten Pronomen zu Beginn eines Meetings oder beim Kennenlernen sollte grundsätzlich genauso üblich werden wie die Frage nach des Namens. Erste Hinweise finden sich immer mehr in Emailsignaturen oder in auf Social Media verwendeten Namen (z.B. Larissa Leienbach (she/her).
Benutzen Sie “Eisbrecher” oder zumindest eine kurze und effektive Check-in-Frage wie "In einem Wort: wie geht es dir heute?". Es bietet allen die Möglichkeit, gleich zu Beginn des Meetings das Wort zu ergreifen, so dass jeder Teilnehmende gleichberechtigt ist. Introvertierte werden ermutigt, ihre Stimme frühzeitig zu finden, während Extrovertierte aufgefordert werden, sich auf ein einziges Wort zu beschränken.
Wenn es erlaubt ist, können Sie das Meeting aufzeichnen, nachdem Sie alle informiert haben. Sie sind auf der sichereren Seite, wenn Notizen schriftlich angefertigt und im Anschluss verteilt werden.
Während des Meetings
Es gibt so viele großartige Hilfsmittel, die Meetings viel unterhaltsamer und interaktiver machen. Nutzen Sie Umfrage- und Abstimmungstools, Whiteboards, das virtuelle "Handheben" in Diskussionen sowie die Chat-Funktion. Sorgen Sie dafür, dass alle wissen, wie man diese Hilfsmittel benutzt.
Je nach Kultur(en) der Teammitglieder kann es für die Führungskraft vorteilhaft sein, als Letztes zu sprechen, um zu vermeiden, dass die anderen aus einem Hierarchie-Verhalten heraus zustimmen. Es gibt hier allerdings keinen "one-fits-all"-Ansatz, da diese Regel in der einen Kultur hilfreich sein kann, in einer anderen aber genau den gegenteiligen Effekt haben kann. Für weitere Informationen hierzu empfehle ich "The Culture Map"* von Erin Meyer, die ein Modell entwickelt hat, das kulturelle Unterschiede in bestimmten Aspekten wie Hierarchie, Kommunikation, Zeitverständnis usw. entschlüsselt und vergleicht.
Um Grüppchenbildung zu vermeiden, sollten Sie aufmerksam dafür sein, wenn sich Mehrheiten oder Verbündete formen oder Untergruppen nach Alter, Geschlecht, Berufserfahrung o.Ä. gebildet werden. Diese so genannten "in-crowds" neigen dazu, viel Raum einzunehmen und ähnliche Ideen zu unterstützen, was andere davon abhalten kann, ihre (möglicherweise abweichende) Meinung zu äußern.
Werden Sie sich Ihrer unbewussten Vorurteile gewahr. Wir alle neigen dazu, mit Menschen zu sympathisieren, die unsere oder ähnliche Meinungen teilen, wir suchen und fragen oft unbewusst nach Informationen und Sichtweisen, die unsere Ansicht unterstützen, aber ignorieren nicht unterstützende Informationen (sogenannte "Bestätigungstendenz"). Dies kann dazu führen, dass wichtige Aspekte, Risiken, aber auch Chancen übersehen werden. Scheuen Sie sich also nicht vor gegensätzlichen und kritischen Ansichten, damit Sie nicht etwas Wertvolles übersehen.
Seien Sie respektvoll mit der Zeit aller, indem Sie das Meeting rechtzeitig beginnen und beenden. Man kann nie wissen, welchen Verpflichtungen andere Menschen nach dem Meeting nachkommen müssen. Vermeiden Sie es, mögliche Unannehmlichkeiten zu verursachen, weil Sie das Meeting überziehen. Besonders jetzt, da die Kalender oft eng getaktet sind, wissen alle eine kleine Pause zwischendurch zu schätzen. (Einige Programme erlauben es, die Standardlänge von Besprechungen so anzupassen, dass sie automatisch jeweils einige Minuten vor Ende der vollen oder halben Stunde enden.)
Nach dem Treffen
Verschicken Sie nach dem Meeting die Notizen und nutzen Sie diese Gelegenheit, um erneut nach Input und Ideen zu fragen. Möglicherweise erhalten Sie einige zusätzliche Hinweise, an die im Meeting nicht gedacht wurde oder die vorher nicht geäußert wurden.
Überlegen Sie sich, wie das Meeting gelaufen ist, wie hoch die verschiedenen Redeanteile waren, wie gut die Tools aufgenommen wurden und was Sie für das nächste Treffen ändern möchten (und fragen Sie auch Ihr Team und Ihre KollegInnen danach!).
Ein zusätzlicher Hinweis: Was in Ihrem Hintergrund zu sehen ist, könnte Vorurteile hervorrufen.
Die Realität sieht so aus, dass sich viele Menschen aus den unterschiedlichsten Gründen von Orten wie dem Schlafzimmer, der Küche und anderen Wohnräumen aus zu Online-Meetings einwählen müssen. Am Arbeitsplatz ist es einfacher, ein gewisses Maß an Privatsphäre zu wahren. Wenn KollegInnen von zu Hause aus arbeiten, gewähren sie Zutritt in ihr Zuhause, das andere noch nie zuvor gesehen haben und ermöglichen damit einen tieferen Einblick in ihre Identität, ihre Interessen und andere persönliche Aspekte des Lebens. Zwei Empfehlungen: Achten Sie als Führungskraft auf Ihren Hintergrund und überlegen Sie sich einen geeigneten Ort für eine Videokonferenz. Sie können auch auf die Verwendung von virtuellen Hintergründen hinweisen (und sogar firmeneigene Hintergründe zur Verfügung stellen) und die MitarbeiterInnen ermutigen, diesem Beispiel zu folgen. Auf diese Weise können alle einen Hintergrund wählen, den sie für geeignet halten und damit einige der möglicherweise auftretenden Vorurteile abmildern.
Wie Sie vielleicht schon aus den unterschiedlichen Längen der vorhergehenden Absätze gefolgert haben, kann und sollte die Vorbereitungsarbeit recht umfangreich sein. Je besser Sie vorbereitet sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass das Meeting reibungslos verläuft und Sie sich auf das gewünschte Ergebnis konzentrieren können.
Damit Sie diesen Blog-Artikel vor Ihrem nächsten (Online-)Meeting nicht noch einmal lesen müssen, habe ich alle Tipps in dieser Checkliste zusammengefasst. Klicken Sie einfach auf den Button unten und erhalten Sie sofort meine besten Tipps.
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